I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1) Niniejszy Regulamin "16. Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Technologii (PACTT)" (zwany dalej: „Regulaminem”) określa prawa i obowiązki Uczestników "16. Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Transferu Technologii (PACTT)" (zwanej dalej ”Konferencją”).
2) Konferencja odbędzie się w dniach 21-22 listopada 2024 r. w Warszawie, Konferencja odbędzie się w języku polskim. Niektóre prelekcje mogą odbywać się w języku angielskim.
3) Organizatorem Konferencji jest Fundacja PACTT z siedzibą w Warszawie (03-815) przy ul. Chodakowskiej 19/31 (zwana dalej „Organizatorem”).
4) Postanowienia niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników Konferencji (zwanych dalej „Uczestnikami”).
5) Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
II. WARUNKI UCZESTNICTWA
1) Uczestnikiem Konferencji może być pełnoletnia osoba fizyczna, w szczególności: przedstawiciel członka Porozumienia Akademickich Centrów Transferu Technologii (PACTT), Porozumienia Spółek Celowych (PSC), administracji rządowej i samorządowej, ze szczególnym uwzględnieniem Ministerstwa Edukacji i Nauki i Szkolnictwa Wyższego, sponsora konferencji i inny, zaproszony przez Organizatora, Gość, która spełnia łącznie, wszystkie warunki określone w pkt 2.
2) Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika jest łączne spełnienie poniższych warunków:
3) W związku z nagrywaniem Konferencji oraz wykonywaniem w jej trakcie zdjęć, wyrażenie zgody na utrwalenie, wykorzystanie i rozpowszechnienie wizerunku i głosu, w celu i zakresie wskazanym w pkt VIII Regulaminu, oraz przetwarzania danych osobowych w tym zakresie, jest niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.
4) Liczba Uczestników Konferencji jest ograniczona i wraz z zaproszonymi goścmi wynosi 160 osób.
W przypadku otrzymania przez Organizatora większej liczby zgłoszeń niż udostępnionych przez Organizatora miejsc na Konferencji, o uczestnictwie zdecyduje Rada Koordynacyjna PACTT i zarząd Fundacji PACTT kierując się:
5) W przypadku braku uiszczenia opłaty za udział w Konferencji we wskazanym terminie, zgłoszenie uczestnictwa zostanie automatycznie anulowane.
6) Termin rejestracji online uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 18.10.2024 r. Zgłoszenia dokonywane po tym terminie mogą nie zostać uwzględnione.
7) Termin potwierdzenia uczestnictwa przez Organizatorów zostanie wysłany drogą mailową do dnia 31.10.2024 r.
III. ZASADY KONFERENCJI
1) Konferencja będzie się składać się z prelekcji i wystąpień, zgodnie z programem ustalonym przez Organizatora, dostępnym pod adresem http://16konferencja.pactt.pl/agenda. W razie zmian w programie, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Uczestników.
2) Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
3) Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych.
4) Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi przedstawiane przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
5) Uczestnik ma prawo zadawać pytania prelegentom. O udzieleniu Uczestnikowi głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.
6) Organizator ma prawo wykluczyć Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy Uczestnik narusza postanowienia Regulaminu.
IV. OPŁATA ZA UDZIAŁ
1) Uczestnictwo w Konferencji jest płatne.
2) Opłata za udział w Konferencji, dla przedstawicieli członków PACTT i PSC, wynosi 500 PLN (słownie: pięćset złotych, 00/100) netto + 23% VAT i obejmuje:
3) Organizator przewiduje sprzedaż następujących pakietów sponsorskich:
4) Udział w Konferencji, dla zaproszonych przez Organizatora Gości, jest bezpłatny.
5) Opłata za udział w konferencji nie zawiera kosztów noclegu.
6) Nocleg musi zostać zorganizowany przez Uczestnika we własnym zakresie. Organizator nie zapewnia noclegów Uczestnikom.
7) Nocleg będący składową odpowiedniego świadczenia sponsorskiego oraz nocleg dla zaproszonych Gości jest gwarantowany przez Organizatora.
8) Opłatę za uczestnictwo w Konferencji lub opłatę za wybrany pakiet sponsorski, należy uiścić w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.
9) W miarę dostępności, dla uczestników konferencji jest możliwość zarezerwowania miejsca parkingowego w czasie trwania Konferencji. Wiąże się to z opłatą dodatkową w wysokości 40 PLN + 23%VAT / dzień i podaniem na prośbę organizatorów numeru tablicy rejestracyjnej pojazdu.
V. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI
1) W przypadku podjęcia przez Uczestnika Konferencji decyzji o rezygnacji z udziału "16. Ogólnopolskiej Konferencji Porozumienia Akademickich Centrów Technologii (PACTT)", powinien on poinformować o tym fakcie Organizatorów, przesyłając informację na adres poczty elektronicznej Organizatora: pawel.platek@pactt.pl z dopiskiem “Rezygnacja z udziału w 16 Konferencji PACTT”. Ostateczny termin na rezygnację z uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 04.11.2024 r., o godz. 23.59. W przypadku rezygnacji z udziału w konferencji po tym terminie, opłata konferencyjna jest pobierana w całości (nie jest zwracana Uczestnikowi przez Organizatora).
2) Jeżeli Uczestnik chce zrezygnować z udziału w Konferencji po terminie wskazanym w pkt. 1, Organizator dopuszcza możliwość wskazania innej osoby, która weźmie udział w Konferencji w zastępstwie Uczestnika. W takim przypadku Uczestnik jest zobowiązany przesłać stosowną informację na adres poczty elektronicznej Organizatora: pawel.platek@pactt.pl, nie później jednak niż do dnia 07.11.2024 r., do godziny 23:59. Osoba zastępująca musi spełniać wymagania wskazane w pkt. II Regulaminu.
3) Zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (Dz.U.2014.827), Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy, której przedmiotem jest wzięcie udziału w Konferencji.
VI. ZMIANA TERMINU KONFERENCJI LUB ODWOŁANIE KONFERENCJI
1) W przypadku niemożności zorganizowania Konferencji przez Organizatora w terminie lub miejscu wskazanym w pkt I Regulaminu, Organizator przekaże niezwłocznie informacje o odwołaniu lub zmianie terminu Konferencji.
2) W przypadku odwołania przez Organizatora Konferencji, wniesiona opłata za udział w Konferencji zostanie Uczestnikom zwrócona w terminie 14 dni od daty przekazania informacji o odwołaniu Konferencji.
3) W przypadku zmiany terminu lub miejsca Konferencji Organizator poinformuje Uczestników o nowym terminie/miejscu oraz o trybie dalszego postępowania, także w przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Konferencji ze względu na zmianę terminu lub miejsca Konferencji.
VII. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
1) Wszelkie materiały wykorzystywane podczas Konferencji, w tym materiały udostępniane Uczestnikom, chronione są prawem autorskim. Znaki towarowe i nazwy handlowe podlegają ochronie prawnej. Ich wykorzystanie wymaga zgody podmiotu uprawnionego.
2) Uczestnicy mają prawo korzystać z udostępnionych materiałów wyłącznie na użytek własny, jedynie na potrzeby udziału w Konferencji.
3) Uczestnikom nie przysługuje prawo rejestrowania obrazu lub dźwięku w trakcie Konferencji. Rozpowszechnianie i przetwarzanie wizerunku osób fizycznych biorących udział w Konferencji może wymagać ich zgody.
4) Jakiekolwiek kopiowanie, udostępnianie lub upowszechnianie zapisu Konferencji lub udostępnionych materiałów, w szczególności w celach komercyjnych, jest zabronione.
5) Uczestnicy oraz inne osoby biorące udział w Konferencji zobowiązane są do zachowania zasad kultury osobistej oraz odnoszenia się do siebie z szacunkiem.
VIII. WIZERUNEK I GŁOS
1) Konferencja może być nagrywana przez Organizatora. Ponadto na terenie Konferencji będą wykonywane zdjęcia. Zdjęcia oraz nagrania, w całości lub w części, będą wykorzystywane przez Organizatora w celu promocji Konferencji (w tym jej kolejnych edycji) oraz działań Organizatora, a także w celach edukacyjnych oraz popularyzujących naukę, poprzez publiczne udostępnianie, w tym publikowanie, nagrań lub zdjęć przez Organizatora (lub osobę trzecią na podstawie umowy z Organizatorem), w tym na stronie internetowej Organizatora (www.pactt.pl), stronie internetowej Konferencji, w mediach, w materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz na portalach społecznościowych (LinkedIn, YouTube). Zdjęcia oraz nagrania z Konferencji będą także udostępnione Sponsorom Konferencji (lista dostępna na stronie 15konferencja.pactt.pl) i mogą być przez nich wykorzystywane do celów promocyjnych i reklamy, zarówno poprzez udostępnianie, w tym publikowanie, w internecie, w tym w ramach portali społecznościowych, w mediach czy w materiałach informacyjnych i promocyjnych, jak i poprzez wykorzystanie materiałów w mediach wewnętrznych Sponsora.
2) Nagranie z Konferencji może być także udostępnione przez Organizatora wszystkim Uczestnikom (w tym prelegentom) Konferencji po jej zakończeniu w formie prywatnego nagrania umieszczonego na platformie YouTube (dostępnego jedynie dla osób dysponujących linkiem).
3) Wzięcie udziału w Konferencji przez Uczestnika oznacza jego zgodę na utrwalenie podczas Konferencji jego wizerunku i głosu oraz na późniejsze wykorzystanie i rozpowszechnianie tak utrwalonego wizerunku oraz głosu w celu i w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 powyżej. W tym zakresie Uczestnik wyraża także zgodę na przetwarzanie przez Fundację PACTT, z siedzibą przy ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu, wykorzystaniu i rozpowszechnianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, w celu i w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 powyżej
4) Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Fundacji PACTT niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
5) Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.
IX. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1) Administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s.1) – dalej „RODO” jest Fundacja PACTT (Porozumienie Akademickich Centrów Transferu Technologii) z siedzibą w Warszawie, ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000763225, posiadająca NIP 1132992631, dane kontaktowe: Paweł Płatek, e-mail: pawel.platek@pactt.pl
2) Dane osobowe będą przetwarzane:
3) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu przetwarzania i uczestnictwa w Konferencji. Z uwagi na kwestie organizacyjne związane z Konferencją, nieudzielenie lub wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do udziału w Konferencji (m.in. w zakresie przetwarzania danych osobowych związanych z utrwalaniem wizerunku) może uniemożliwić udział Uczestnika w Konferencji.
4) Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do momentu realizacji celu przetwarzania lub do momentu cofnięcia zgody, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
5) Dane osobowe przetwarzane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Organizatorów Konferencji będą przetwarzane do czasu realizacji tych celów, tj. do 28.06.2024 r. (odnośnie danych przetwarzanych na potrzeby wewnętrznych procesów administracyjnych) albo przez okres przedawnienia roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych (odnośnie danych przetwarzanych w celu ochrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń) lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.
6) Na zasadach określonych w RODO Uczestnikowi, którego dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
7) W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie wskazanej w pkt 3 lit. c powyżej, Uczestnikowi, którego dane dotyczą, przysługuje także prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją.
8) Uczestnik, którego dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
9) W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody, Uczestnik, którego dane dotyczą, w każdym czasie ma prawo do jej wycofania. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
10) W celu wycofania zgody należy wysłać wiadomość na adres korespondencyjny lub na adres e-mail wskazany w pkt 14 poniżej.
11) Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
12) Dane osobowe nie są przekazywane przez Organizatora do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z zastrzeżeniem, że dane osobowe podawane podczas procesu rejestracji mogą być przetwarzane na terenie państw trzecich ze względu na lokalizację serwerów Google, a także inne dane udostępniane w ramach portali społecznościowych mogą być transferowane do państw trzecich z zachowaniem wymogów RODO, m.in. na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych. Szczegółowe informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych przez portale społecznościowe znajdują się:
14) W celu skorzystania z przysługujących praw, w tym cofnięcia zgody, lub uzyskania dodatkowych informacji, należy się kontaktować z Fundacją PACTT pocztą elektroniczną na adres pawel.platek@pactt.pl lub pocztą tradycyjną na adres Fundacja PACTT ul. Chodakowska 19/31, 03-815 Warszawa
X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1) Organizator ma prawo do zmiany w Regulaminu z ważnych przyczyn, takich jak:
2) Zmiany do Regulaminu wraz z terminem ich wejścia w życie, będą udostępniane Uczestnikom poprzez stronę xii-konferencja.pactt.pl. Uczestnik, który nie akceptuje zmian do Regulaminu ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji.
3) Każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji podlega obowiązkowi dostosowania się i przestrzegania wymogów związanych z epidemią COVID-19, obowiązujących w dniach, w których odbywa się Konferencja. W szczególności Organizator może dokonywać pomiaru temperatury ciała Uczestników, a także zbierać od Uczestników Konferencji oświadczenia o stanie zdrowie Uczestników.
4) W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego
5) Regulamin wchodzi w życie z dniem 02.10.2024 r.
